打造高績效團隊——高效會議管理

【課程背景】

開會，是管理工作的一種重要方法。他對集思廣益，消除誤解，做出決策，有重要意義。但現(xiàn)在，許多會議成為了一種形式，一種“累贅”。有的會議議題繁多，只議不決；有的會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”。有的會議，參加人數(shù)眾多，無多大關系“陪綁”的現(xiàn)象嚴重。

總之，低效的會議，無用的會議，拖拉的會議，陪綁的會議，既浪費了大家的時間，又制造了“文山會海”，已成了許多公司效率低下、成本增大的重要環(huán)節(jié)。

如何開好高效的會議？本課程將通過案例研討、復盤反思和模擬實操幫助大家理解高效會議的五大原則、掌握高效會議的流程以及七步法。

【課程收益】

ü 全面認知會議的主要功能與目的，重視會議在日常管理中的作用

ü 了解常見會議的類型，深入剖析影響會議的因素

ü 理解高效會議的五大原則與七步法

ü 掌握高效會議的信息傳遞與研討技巧

【課程對象】團隊管理者，中基層管理者

【課程時長】基礎版：0.5天，實操版：1天

【課程大綱】

【開場破冰】你心目中的會員是什么樣的？

一、 全面解讀“會議”

(一) 會議的五項功能

1. 提供信息

2. 匯集信息

3. 解決問題

4. 宣傳政策

5. 培育訓練

(二) 會議的目的

1．開展有效的溝通

2．資訊傳達

3．監(jiān)督員工的工作進展

4．達成協(xié)議,解決問題

5．決策和資源共享

6．開發(fā)創(chuàng)意

7．激勵員工士氣

8．鞏固經(jīng)理人的地位

(三) 會議的常見類型

【互動討論】我們日常都有哪些會議？

二、 重要的高效會議要素

(一) 為什么總覺得會議無效？

1. 會議前的影響因素

2. 會議中的影響因素

3. 會議后的影響因素

(二) 高效會議的五大原則

1. 主題要唯一

2. 會前要告知

3. 時間要緊湊

4. 記錄要完整

5. 紀要要及時

三、 高效會議七步法

(一) 合理分工，明確會議中的角色

1. 明確與會人員：部門-職級-人數(shù)

2. 召集人在會議中的參與和作用

3. 主持人在會議中的角色與作用

4. 記錄員在會議中的角色與作用

(二) 有據(jù)可查，詳盡的會議資料

1. 會議資料在會議中的作用

2. 會議資料的保密等級

3. 電子資料vs紙質材料

(三) 有章可依，明確的會議紀律

1. 設定時間：準時開始、準時結束

2. 約定時間：每個議程的時間

3. 共識發(fā)言規(guī)則與順序

(四) 張弛有度，明確的會議目標與議程

1. 沒有會議目標，是在浪費時間

2. 沒有明確議程，是在耍流氓

(五) 結果導向，不開無疾而終的會

1. 既定會議目標的達成檢視

2. 超綱內容或待議內容的確認

3. 會議議程的整體復盤

(六) 有效記錄，準確完整的記錄&清晰明確的決議

1. 關鍵數(shù)據(jù)

1. 行動方案——ODTRT

2. 所需支持與資源

(七) 有始有終，會后的有效跟蹤

2. 建立會議事后追蹤程序——Follow-up Memo

3. 及時跟進與適時調整

四、 高效會議的技巧

(一) 積極開放的會議心態(tài)

1. 自信、積極、開放的心態(tài)

2. 不受人際關系牽絆

(二) 會議溝通三要素

1. 會議中的語言技巧

2. 會議中準語言的注意點

3. 會議中非語言的注意點

(三) 營造正向氛圍

1. 基于客觀事實，不批判不貼標簽

2. 肯定與激勵，讓大家變得更自信

3. 樹立正確的形象與目標

4. 提供好的案例激發(fā)大家學習

5. 會議中打造正向團隊

(四) 有效的信息傳遞

1. 陳述介紹

2. 提問回答

3. 小組討論

4. 游戲故事

(五) 優(yōu)秀會員主持人的技巧

1. 豹頭，精彩的會議破冰與暖場

2. 熊腰，識別消極與積極信號

3. 鳳尾，會議結束的升華

(六) 會議中常見問題的破解之道

1. 會議出現(xiàn)卡住

2. 會議出現(xiàn)跑題  

3. 會議出現(xiàn)冷場  

4. 會議提出不同觀點  

5. 會議出現(xiàn)爭執(zhí)  

6. 會議出現(xiàn)超時

7. 會議出現(xiàn)話題或已做決定的重復討論