敏捷工作管理

《敏捷工作管理》

課程介紹

工作上該做的事很多，但我們不可能把所有的事情都做完，因?yàn)椤汉茫€要更好』，追求卓越是一項(xiàng)永無(wú)止境的努力，每天都有做不完的工作，也沒(méi)有太多精力去思考任務(wù)該做到什么地步才夠好，或如何超越上級(jí)或客戶的期望。對(duì)多數(shù)人而言，能準(zhǔn)時(shí)交付成果已經(jīng)是萬(wàn)幸。

因此，在每天只有24小時(shí)的前提下，「盡力而為」就成為比較實(shí)際可行的作法。但在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更為激烈，客戶的要求更高的情形下，這種自我滿足的想法完全不可行，因?yàn)榭蛻舨荒苋萑倘毕荩霞?jí)對(duì)你的期望更是永無(wú)止境。時(shí)間是非常公平的資源，每個(gè)人每天的時(shí)間都是一樣的。因此，如果要在工作績(jī)效上勝過(guò)別人，就要學(xué)習(xí)管理你的工作，了解他人對(duì)你任務(wù)的期望，做最有價(jià)值的工作，決定哪些事先不做，在有限的時(shí)間下，創(chuàng)造最高及最有價(jià)值的產(chǎn)出。

隨著時(shí)代的變化，世界開(kāi)始進(jìn)入VUCA的時(shí)代，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是計(jì)劃趕不上變化，依賴「行事歷」或「時(shí)間管理手冊(cè)」來(lái)管理自己的時(shí)間，已經(jīng)跟不上時(shí)代。商業(yè)環(huán)境不斷變化，客戶變的更難伺候，該做的事越來(lái)越多，讓工作變的更加難以管理。但隨著Google、亞馬遜、等大型企業(yè)全面引入敏捷管理，讓企業(yè)應(yīng)變力提升得到顯著成效后，變化不再是難以對(duì)抗的因素。所謂敏捷管理，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是「在有限的時(shí)間內(nèi)，創(chuàng)造最高的商業(yè)價(jià)值」，也就是以『邊做邊計(jì)劃，邊做邊交付、邊做邊修正』的滾動(dòng)檢討循環(huán)，來(lái)應(yīng)對(duì)快速的變化，創(chuàng)造最有價(jià)值的工作產(chǎn)出。

本課程將適用于項(xiàng)目管理的敏捷管理方法，轉(zhuǎn)化為能提升個(gè)人或部門應(yīng)變力與工作效率的工作管理法，特別適合應(yīng)對(duì)高度變化及高強(qiáng)度的工作環(huán)境。有別于一般時(shí)間管理課程，專注在有限的時(shí)間內(nèi)完成所計(jì)劃的工作；工作管理課程更關(guān)注在該做哪些事、要有哪些產(chǎn)出、交付哪些成果、什么該做、什么不急著做，更加偏向結(jié)果導(dǎo)向，強(qiáng)調(diào)「做對(duì)的事」，努力「創(chuàng)造最高的工作價(jià)值」，而不只是有效率地把事情做對(duì)（時(shí)間管理）。

課程內(nèi)容將敏捷的觀念轉(zhuǎn)化成敏捷工作管理八大要領(lǐng)，逐步引導(dǎo)學(xué)員以敏捷工作管理，取代舊有的工作模式。課程中藉助討論、練習(xí)與影片，讓學(xué)員從討論與互動(dòng)中去反思現(xiàn)狀，以提高課后落實(shí)的機(jī)會(huì)。

課程效益

敏捷工作管理期望在相同的工作時(shí)間，交付更多具有商業(yè)價(jià)值的成果。學(xué)員上完課程后，可以在工作上充分發(fā)揮敏捷的優(yōu)勢(shì)，包括：

一、 永遠(yuǎn)聚焦在最有價(jià)值的工作

在每一個(gè)工作迭代（或稱為周期）開(kāi)始前，重新排列工作待辦清單中的優(yōu)先級(jí)，讓待辦清單中的工作，能周期性地更新。最后，選擇最有價(jià)值的工作來(lái)做，在相同的工作時(shí)間內(nèi)，交付更多具有價(jià)值的商業(yè)成果。

二、 以階段性的成果展示，取代期終一次性的匯報(bào)

在任務(wù)進(jìn)行過(guò)程中能主動(dòng)回報(bào)階段性工作成果，并依上級(jí)或客戶的回饋意見(jiàn)，調(diào)整工作方向。從此降低任務(wù)過(guò)程不做溝通及回報(bào)，導(dǎo)致期末的成果不如預(yù)期的可能，能有效減少工作方向偏差的機(jī)會(huì)。

三、 以滾動(dòng)規(guī)劃，取代期初的詳細(xì)規(guī)劃

經(jīng)常是工作開(kāi)始動(dòng)手做了之后又發(fā)生變化，敏捷管理的「邊做邊規(guī)劃、邊做邊交付、邊做邊修正」，能更適應(yīng)工作中的突發(fā)狀況。

四、 將大型任務(wù)切割成可獨(dú)立執(zhí)行的小型任務(wù)

將大型或困難的工作切分成一個(gè)個(gè)獨(dú)立的小任務(wù)，除了更頻繁地交付有價(jià)值的成果，也可以減少因?yàn)槲冯y心理所導(dǎo)致的拖延心態(tài)。此外，將復(fù)雜的任務(wù)切分為小型任務(wù)也讓時(shí)間安排更有彈性，應(yīng)變力更高。

五、 以用戶故事來(lái)描述任務(wù)內(nèi)容

從任務(wù)交付者（上級(jí)、客戶、同事）的視角來(lái)描述任務(wù)內(nèi)容，能讓工作更符合任務(wù)交付者的期望，讓超越任務(wù)交付者的期望成為可能。

六、 任務(wù)開(kāi)始前先編寫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

在任務(wù)開(kāi)始執(zhí)行前就先厘清「驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)」，可以讓任務(wù)不會(huì)做得太多浪費(fèi)資源，也不會(huì)做得不夠達(dá)不到要求。

七、 設(shè)定時(shí)間盒，克服拖延的習(xí)慣

依據(jù)帕金森定律，時(shí)間期限越寬松，浪費(fèi)的時(shí)間就越多。所以在敏捷的概念下，每一個(gè)任務(wù)都會(huì)透過(guò)時(shí)間盒（Time Box）的設(shè)定，給予恰好足夠的期限，讓有限的時(shí)間能發(fā)揮最大的價(jià)值。

八、 以故事點(diǎn)來(lái)估算工作量，能帶來(lái)更為可靠的時(shí)間安排

將每項(xiàng)工作的所需時(shí)間盡可能加以量化，搭配每天可容許的工作量，能更精確的安排每日（或每周）工作，提高待辦事項(xiàng)列表的可實(shí)現(xiàn)性。

九、 經(jīng)常檢討自己的工作管理狀態(tài)，不斷改善

敏捷強(qiáng)調(diào)持續(xù)改善的重要性，所以學(xué)員在每天以及每個(gè)工作周期結(jié)束前，都需要自我檢討，并持續(xù)改善自己的作法。

課程內(nèi)容

一、 講師的敏捷認(rèn)證

目前推動(dòng)敏捷管理的公司，采用的方法絕大多數(shù)是以「Scrum工作法」為主，以下是授課講師所擁有Scrum工作法中的兩張證書：「Scrum Master」證書（簡(jiǎn)稱：CSM），以及「Product Owner」證書（簡(jiǎn)稱：CSPO），能確保Scrum工作法應(yīng)用在工作上的正確性，以及課后與其他敏捷工具或課程的銜接性與一致性。

二、 講師的敏捷譯作

授課講師除了具有敏捷證照之外，還與其他敏捷同好，共同翻譯以下三本國(guó)外知名敏捷書籍，以推廣敏捷。

三、 課程特色

本課程針對(duì)提高工作管理技巧而設(shè)計(jì)，具有以下的優(yōu)勢(shì)：

1. 重視實(shí)用性，透過(guò)課程引導(dǎo)與分析，直接帶出工作上的行動(dòng)計(jì)劃

想到工作管理課程，給人的印象通常是一些『簡(jiǎn)單又通俗的道理』。工作管理的道理的確簡(jiǎn)單易懂，但要做好工作管理，避開(kāi)「苦勞多、功勞少」的陷阱并不容易。課程引導(dǎo)學(xué)員從任務(wù)交付者（上級(jí)、客戶、同事）的角度入手，透過(guò)他們的視角，以用戶故事的方式來(lái)描述任務(wù)、拆解任務(wù)，以及排序任務(wù)，能確保最終成果與任務(wù)交付者期望的一致性。課程將重點(diǎn)整理成落實(shí)敏捷工作管理的八個(gè)要領(lǐng)。課程結(jié)束時(shí)，每位學(xué)員的課后工作管理行動(dòng)計(jì)劃同步完成，課程的實(shí)用性高，課后即能應(yīng)用。

2. 半數(shù)以上時(shí)間都是課堂討論與實(shí)際演練，互動(dòng)性高，能持續(xù)吸引學(xué)員投入

有別于偏講授型的授課方式，課程進(jìn)行過(guò)程中半數(shù)以上時(shí)間都是課堂討論、個(gè)案討論、影片討論，或?qū)W員實(shí)作，課程進(jìn)行方式多元化，互動(dòng)性高，學(xué)員專注力高，培訓(xùn)效果更有保障。

3. 引入敏捷管理的概念，更能應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的工作管理挑戰(zhàn)

工作上常見(jiàn)的挑戰(zhàn)就是工作量預(yù)估偏差、突發(fā)事件多、對(duì)任務(wù)的期望結(jié)果認(rèn)知錯(cuò)誤、或是過(guò)程中任務(wù)內(nèi)容發(fā)生改變，導(dǎo)致原本的規(guī)劃難以落實(shí)，讓「行事歷」及「時(shí)間管理手冊(cè)」等工具完全失靈。這些問(wèn)題在以往時(shí)間管理課程的教學(xué)上，是非常難以處理的挑戰(zhàn)。但自從敏捷管理手法被提出后，任務(wù)內(nèi)容變化與突發(fā)事件多不再是無(wú)法解決的困擾。本課程運(yùn)用敏捷的概念，以『邊做邊計(jì)劃，邊做邊交付、邊做邊修正』的滾動(dòng)檢討循環(huán)組合，來(lái)應(yīng)對(duì)快速變化的商業(yè)環(huán)境以及不斷改變的任務(wù)需求，以提高工作管理的效率以及內(nèi)外部的滿意度。

4. 課程延伸性高，可協(xié)助學(xué)員診斷工作管理不足之處，進(jìn)行后續(xù)的強(qiáng)化

課程結(jié)束后才是課程實(shí)際應(yīng)用的開(kāi)始。本課程能引導(dǎo)學(xué)員找出工作管理上的不足之處，以及工作成果達(dá)不到預(yù)期的真正原因，并著手發(fā)展課后行動(dòng)計(jì)劃。如果公司已經(jīng)引入數(shù)字化的工作管理系統(tǒng)，學(xué)員課后可以與課程所學(xué)相結(jié)合，把工作管理系統(tǒng)運(yùn)用的更好，也更容易落實(shí)課堂所學(xué)。如果學(xué)員課后需要加強(qiáng)某些方面之能力，來(lái)改善工作管理，例如：?jiǎn)栴}分析與解決、溝通技巧、跨部門協(xié)作、沖突管理、授權(quán)技巧、等，也有后續(xù)進(jìn)階課程可供選擇，提供完整的學(xué)習(xí)方案。

四、 課后學(xué)習(xí)

為了提升課程效果，部分課程理論以及參考案例已經(jīng)拍攝成影片，讓學(xué)員在課后持續(xù)學(xué)習(xí)，以增進(jìn)課堂的吸收及課后的落實(shí)。以下是課后學(xué)習(xí)影片內(nèi)容的介紹說(shuō)明：

1. 什么是敏捷（6分鐘）

敏捷是一個(gè)常見(jiàn)的名詞，但敏捷用在日常工作上的意涵是什么？影片藉助一個(gè)簡(jiǎn)單的動(dòng)畫，向?qū)W員介紹敏捷的意涵、四個(gè)價(jià)值觀與12個(gè)原則，讓學(xué)員能更快掌握什么是敏捷。

2. 什么是Scrum（5分鐘）

實(shí)現(xiàn)敏捷概念的方法有很多，Scrum工作法是較新發(fā)展，也是運(yùn)用最廣的敏捷工作法。藉助動(dòng)畫影片，能讓學(xué)員對(duì)Scrum的工作流程更為熟悉，更快進(jìn)入應(yīng)用敏捷的階段。

3. 荷蘭ING集團(tuán)（4分鐘）

敏捷強(qiáng)調(diào)的是以更靈活的方式來(lái)提供客戶服務(wù)，但有些行業(yè)已經(jīng)習(xí)慣例行性的工作方式，或是政府法規(guī)十分嚴(yán)格，要如何變敏捷呢？影片以荷蘭ING金融集團(tuán)的敏捷轉(zhuǎn)型為例，來(lái)說(shuō)明即使是政府法規(guī)十分嚴(yán)格，又有上百年發(fā)展歷史的金融業(yè)，如何擺脫舊有的服務(wù)模式轉(zhuǎn)為敏捷企業(yè)，來(lái)證明敏捷并非不可達(dá)成，思維方式才是真正的限制。

4. Spotify的工程文化（13分鐘）

Spotify是全球知名的網(wǎng)絡(luò)音樂(lè)公司，也是最早引進(jìn)敏捷管理的公司。在軟件開(kāi)發(fā)獲得重大成功之后，他們將公司組織改造成適合敏捷運(yùn)作的架構(gòu)，可以說(shuō)將敏捷管理發(fā)揮到了極致，也形成新的公司文化。

五、 課后作業(yè)與追蹤（選擇性實(shí)施）

上完課程后，學(xué)員對(duì)如何解決目前工作管理的瓶頸會(huì)有清楚的概念與作法，并能有效提升工作管理的效率。為了增進(jìn)課程效果，每位學(xué)員都必須在課后，從敏捷工作管理八大要領(lǐng)中，選擇一項(xiàng)自己的工作管理改善行動(dòng)，以提升其工作管理的效率。

接下來(lái)會(huì)請(qǐng)學(xué)員將改善工作管理的行動(dòng)計(jì)劃及評(píng)估方式填寫入課后作業(yè)的表格，然后請(qǐng)學(xué)員的上級(jí)主管簽字確認(rèn)，完成課后作業(yè)的第一階段。學(xué)員隨即著手執(zhí)行工作管理的改善行動(dòng)，一個(gè)月之后，請(qǐng)學(xué)員將工作管理改善的成果寫入課后作業(yè)的第二階段，然后請(qǐng)上級(jí)依評(píng)估方式復(fù)核，確認(rèn)該團(tuán)隊(duì)成員在第一階段的行動(dòng)計(jì)劃確實(shí)完成，工作管理確實(shí)明顯改變，并簽字確認(rèn)，完成第二階段以及課后作業(yè)的填寫。（科氏的第四級(jí)評(píng)鑒）

六、 課后測(cè)驗(yàn)（選擇性實(shí)施）

由于在線互動(dòng)工具非常發(fā)達(dá)，學(xué)員可在課程結(jié)束前（或課后三天內(nèi)），以手機(jī)進(jìn)行10～20道題的在線測(cè)驗(yàn)，在線學(xué)習(xí)系統(tǒng)能馬上計(jì)算成績(jī)，并匯總成全班的成績(jī)表，供評(píng)估學(xué)習(xí)成效（科氏的第二級(jí)評(píng)鑒）。

七、 課后在線輔導(dǎo)（選擇性實(shí)施）

可以選擇在課后兩個(gè)月內(nèi)舉辦一場(chǎng)一小時(shí)的在線課后輔導(dǎo)，由學(xué)員透過(guò)計(jì)算機(jī)與手機(jī)聯(lián)機(jī)到在線教室，既不需要中斷工作，也節(jié)省差旅費(fèi)用，即使學(xué)員出差中一樣可以參加。在一個(gè)小時(shí)的在線互動(dòng)中，一方面講師可以檢討課后作業(yè)的內(nèi)容，另一方面講師可以回答學(xué)員課程結(jié)束以來(lái)所碰到的疑惑，對(duì)提高培訓(xùn)效果會(huì)很有幫助。

八、 目標(biāo)學(xué)員

本課程針對(duì)工作管理而設(shè)計(jì)，能滿足工作成果偏離要求、優(yōu)先級(jí)不分、工作生產(chǎn)力低、應(yīng)變力低、效率低、缺乏有價(jià)值的可交付成果、等的改善需求，適合公司內(nèi)各階層人員。尤其是：

· 工作優(yōu)先級(jí)不分，常抓不到重點(diǎn)

· 工作成果經(jīng)常偏離上級(jí)要求或客戶期望

· 工作任務(wù)龐大而復(fù)雜，導(dǎo)致完成日期經(jīng)常拖延

· 工作內(nèi)容變動(dòng)大，突發(fā)狀況多，難以安排工作計(jì)劃

· 工作很努力，但可交付成果有限或成果不如預(yù)期（苦勞多、功勞少）

· 期望提升工作效率或工作生產(chǎn)力

· 公司正在推動(dòng)敏捷管理或數(shù)字轉(zhuǎn)型

· 公司正導(dǎo)入數(shù)字化工作管理系統(tǒng)

九、 收費(fèi)方式

1. 本課程包含講師費(fèi)、教材設(shè)計(jì)費(fèi)及印制費(fèi)，特別優(yōu)惠人民幣     元整（未稅）。

2. 訓(xùn)練場(chǎng)地及三餐之費(fèi)用，由貴公司支付。

3. 講師往返交通費(fèi)視上課地點(diǎn)實(shí)報(bào)實(shí)銷或由貴公司負(fù)責(zé)安排。