高效能會議管理

課程背景

有人說工作的大部分時間就是開會，沒錯，會議是管理者主要的工作方式之一。然而，人們常常把會議看作一種必須忍受的痛苦。你是否經常抱怨或聽到這些抱怨：會議浪費時間、精力和資源；會議好象總在繞圈子；令人厭煩的會議太長了；討論還來不及充分展開就結束了；會議讓太多的人參加討論，參與決策；會議經常被少數人支配，而其他人被晾在一邊。但是我們發(fā)現有效的會議可以振奮人心，可以激發(fā)參與意識，而且最終能體現在行動效果上。事實上，會議可能是團隊成員之間最重要的交流形式了；是否具有召開高效率會議的能力，是成功團隊與不成功團隊的主要區(qū)別，也是管理者工作效率高下的關鍵。

不論是會議的組織者、會議的主席，還是出席會議者，都需要足夠的技巧提高會議的效果與效率。如何選擇出席對象？如何編寫議程？如何落實會議用品？如何進行恰當的座位安排？如何防止偏離正題？如何應付對付鬧事者？如何結束會議？如何確保會議決策得到落實？會議組織者不得不考慮的問題，本課程將提供給你相關的各種實用建議、技巧、常見問題與對策，幫助學員開一個高效能的會議。

課程目標

? 掌握會議管理的基本原則、組織會議的流程和準備工作；

? 能基本運用參會技巧提供建設性意見；

? 打造出色的控場和主持能力，有能力處理會議中的沖突和突發(fā)事件；

? 加強會議的策劃、推廣、組織和執(zhí)行能力，獲得有效的會議成果；

? 掌握會議控制的技巧，理解真正的雙贏實現模式，形成卓有成效的解決方案。

培訓用時

2天（每天6小時）

授課方式

通過“講授—演練—分享—點評—感悟—突破”訓練法，30%知識點剖析+30%案例研討+30%演練互動和視頻賞析+10%總結、點評、糾偏，使學員在完成一個個任務中體驗和成長，改變心智模式，從而成為高效能會議的組織者和參與者。

課程大綱

一、高效能會議的前提

1、開會前要了解的事情

1）效率與效能

2）問參會者的幾個問題

3）問召集者的幾個問題

4）會議的十大目的

5）內部會議的八大類型

6）選擇與會者——七種會議參加人

2、思考問題——會議是為了解決問題而開的

1）預見問題的四種途徑

2）關于問題的問題

3）如何描述和定義問題

演練：工作實際問題收集

4）分析問題與解決問題的八個步驟

3、會議準備與組織安排

1）場地選擇與設施準備

2）準備議程與分發(fā)議程

3）準備會議用品

4）安排座位的策略

5）會議通知

4、參會的秘訣——如何出席會議

1）參會應有的態(tài)度——十種不同參會態(tài)度

2）會議發(fā)言稿的準備

3）不做挑刺人——帶著方案談問題

演練：3分鐘MINI發(fā)言

4）會議中應有的表現

演練：傾聽的技巧

二、高效能會議的關鍵點

1、會議時間管理

1）時間的特性

2）時間管理的陷阱——浪費時間的原因

3）四代時間管理

2、時間管理的原則——如何做到要事第一

1）列清單——6件事法則

2）ABC排序與80/20法則

3）分清輕重緩急——第二象限法則

4）找到生命中的大石頭

5）別讓猴子跳上背——猴子定律

教學影片：不可能的任務

3、提高效率的方法

1）專心專注

2）日清日高

3）個人5S

4）找準自己的節(jié)奏

5）時間塊和時間零鈔

6）工欲善其事必先利其器

4、工作會議的推行要點

1）導入議題 

2）澄清資料 

3）發(fā)展意念 

4）決定行動 

5）總結要點與跟進 

教學影片：執(zhí)行艱巨任務前的會議

三、平行思考的開會方式——六頂思考帽法

1、六頂思考帽的基本結構與單獨使用方法

）白帽——信息的相關性及準確性

2）紅帽——直覺、情感、感受

3）黑帽——邏輯推理其可行性分析

4）黃帽——評估價值，獲取利益

5）綠帽——發(fā)揮創(chuàng)造性、預測性

6）藍帽——控制焦點及主題

演練：如何開這個會？

2、系統(tǒng)使用六頂思考帽的原則

3、簡單的短序列

4、系統(tǒng)使用六頂思考帽序列

1）初始序列

2）中間序列

3）結尾序列

演練：劉主任的問題

四、會議執(zhí)行與組織

1、會議執(zhí)行落地難的原因

1）執(zhí)行力不強的原因

2）會議中容易出現的執(zhí)行方式

變樣執(zhí)行、遞減執(zhí)行、按需執(zhí)行

肢解執(zhí)行、牟利執(zhí)行、惡意執(zhí)行

2、沒有問題才是最大問題——如何提高會議風險意識

1）預想危機

2）跳出舒適區(qū)

3）樹立假想敵

4）枕戈達旦

5）訓練教育

6）壓力測試

7）追求卓越

3、執(zhí)行任務達成目標的秘訣

1）布置工作七大要務

教學影片《如何布置和接受任務》

2）如何爭取執(zhí)行者支持

3）如何化解執(zhí)行阻力

教學影片《如何消除執(zhí)行阻力》

4、會議執(zhí)行落實體系建設

1）員工做你檢核而不做你期望的事

2）影響會議執(zhí)行落實體系建設的因素

組織結構、人力資源、領導核心、控制標準

3）會議組織工作控制的方向

工作方向、推動進程、操作流程、工作品質、工作狀態(tài)

4）保障會議執(zhí)行落實的四大體系

目標與計劃體系、流程與監(jiān)控體系、標準與規(guī)范體系、激勵與改善體系

職業(yè)習慣造就卓越人生