會開會，開好會——高效的會議管理技巧

【課程背景】

您是否每天包裹于無數(shù)會議之中，常常分身乏術(shù)？

您的公司是否因為會議效率低下還在錯失良機(jī)？

面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？

本課程將帶領(lǐng)您快速掌握會議管理技巧，這些技巧將是您開啟高效會議的金鑰匙！把握時機(jī)，共同進(jìn)步，相信您必然會收獲累累碩果！

【課程目標(biāo)】

¨ 了解會議的目的、種類和體系

¨ 了解會議效率不高的原因及對策

¨ 掌握有效為會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)

¨ 學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧

¨ 掌握會議主持人、記錄人和參會人的會議管理技巧

【課程形式】

¨ 現(xiàn)場講授＋案例討論＋問題分析

¨ 小組學(xué)習(xí)＋頭腦風(fēng)暴+經(jīng)驗分享

【課程對象】

企業(yè)內(nèi)部組織、策劃、主持和參與會議的各級管理者

【課程長度】

1天6課時

【課程內(nèi)容】

第一部分    會議的了解與認(rèn)知

¨ 什么是會議？

¨ 會議的溝通模式

¨ 會議的重要意義

¨ 會議的真正作用

¨ 不得不開會的真正原因

¨ 會議的6大功能

¨ 會議的5大類別

¨ 會議的3大結(jié)構(gòu)

¨ 常見會議的頻率

¨ 會議的規(guī)模控制

¨ 會議的流程

¨ 會議的成本

¨ 會議的波紋效應(yīng)

¨ 會議的影響因素

第二部分    如何準(zhǔn)備會議？

明確會議政策

¨ 取代會議的其他解決辦法

¨ 明確會議的管理機(jī)制和機(jī)構(gòu)

¨ 讓參與者了解會議的目的性

¨ 挑選合適的與會人員

¨ 進(jìn)行恰當(dāng)?shù)臅r間和地點(diǎn)安排

¨ 讓會議議題緊湊到位

¨ 實(shí)行合會與分會

¨ 不要怕會議被取消

安排會議程序

¨ 如何確立會議的主題與目標(biāo)？

¨ 常見的3種會議形式

¨ 如何確立會議議程的順序？/  議題、議程和日程的區(qū)別

¨ 如何甄選合適的與會人員？/ 會議中的幾種角色

¨ 影響會議安排的時間因素？/ 理想的會議時機(jī)

¨ 影響會議安排的地點(diǎn)因素？/ 各種會議的座次安排

¨ 會議形成的可能結(jié)論

¨ 常見的會議文字資料及格式

¨ 會議和會務(wù)工作的分配與落實(shí)

形成會議文化

¨ 資源的準(zhǔn)備

¨ 管理的過程

¨ 生產(chǎn)的產(chǎn)品

¨ 團(tuán)隊的載體

重在場外功夫

¨ 溝通

¨ 協(xié)調(diào)

¨ 精心

第三部分    如何主持會議？

主持人的職責(zé)與作用

¨ 當(dāng)然的主持人是哪些人？

¨ 主持人的角色

¨ 主持人的作用

¨ 主持人的職責(zé)

¨ 主持會議的原則

¨ 對主持人的要求

主持會議的技巧

如何開場？

¨ 背景

¨ 目的

¨ 議程

¨ 期待

¨ 規(guī)則

如何擴(kuò)展？

¨ 圖文并茂

¨ 腦力激蕩

¨ 團(tuán)隊技能

如何回收？

¨ 多重選擇

¨ 壓力排序

¨ N/3技巧

¨ +/   符號

如何達(dá)成結(jié)論?

¨ 識別和挖掘異議

¨ 找出異議的原因

¨ 建設(shè)性反對

如何總結(jié)會議?

¨ 過程回顧

¨ 形成決議

¨ 激勵執(zhí)行

¨ 評估目標(biāo)

¨ 懸念事項

如何結(jié)束會議?

¨ 會議完成了什么內(nèi)容？

¨ 它同會議目標(biāo)的關(guān)系？

¨ 下一步怎么做？

¨ 是否需要下一次會議？

會議的追蹤與評估

¨ 什么事?

¨ 什么時候完成?

¨ 什么人負(fù)責(zé)?

¨ 什么時候報告?

會議的事后跟進(jìn)

¨ 主持人的事后跟進(jìn)

¨ 參會者的事后跟進(jìn)

會議的持續(xù)改進(jìn)

¨ 嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律

¨ 有效履行角色

¨ 充分醞釀議程

¨ 持續(xù)優(yōu)化循環(huán)

主持人的能力要求

¨ 傾聽的技巧

¨ 提問的技巧

¨ 觀察的技巧

¨ 反饋的技巧

第四部分    如何記錄會議？

會議記錄者的作用

¨ 僅次于主持人

¨ 記錄及維持議程所設(shè)計的順序

¨ 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納

會議記錄者應(yīng)具備的能力

¨ 反應(yīng)快

¨ 寫字快

¨ 知識面廣

¨ 記憶力強(qiáng)

¨ 組織能力強(qiáng)

¨ 傾聽能力強(qiáng)

¨ 總結(jié)能力強(qiáng)

對會議記錄的10大建議

¨ 重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音

¨ 定期召開的會議不用錄音

¨ 多數(shù)會議指定記錄者

¨ 記錄者的筆記流暢不失真

¨ 會議記錄者的責(zé)任更全面

¨ 會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確

¨ 會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容

¨ 會議記錄應(yīng)有組織的整理

¨ 與主持人共同修正錯誤部分

¨ 將會議記錄發(fā)送給與會者

第五部分    如何參與會議？

參會者的職責(zé)

¨ 決定是否出席

¨ 準(zhǔn)備

¨ 準(zhǔn)時與會

¨ 就疑點(diǎn)或模糊問題征詢解釋

¨ 給出信息時力求精確切題

¨ 傾聽

¨ 支持他人

¨ 確保公平參與

¨ 反對要有根據(jù)

¨ 以能提高團(tuán)隊績效的方式行事

參會者的技能

¨ 學(xué)會聆聽

¨ 發(fā)言須知

¨ 陳述技巧

參會者的禮儀

¨ 開會之前針對主題，先整理出自己的見解

¨ 對出席者一視同仁，不分上下

¨ 不受利害及感情牽動

¨ 對事不對人，勿因?qū)θ说南矏憾钜夤?/span>

¨ 服從眾人決議

¨ 遵守會議規(guī)定 

¨ 不必太早到場 

¨ 不打斷 

¨ 出席者彼此相互尊重 

¨ 不在會議中看會議以外的資料 

¨ 慎用手機(jī) 

¨ 發(fā)言要征詢主持人許可 

¨ 不隨便離席走動或打電話

第六部分    會議中經(jīng)常出現(xiàn)的問題及解決對策

¨ 人身攻擊

¨ 離題萬里

¨ 爭議不下

¨ 抱怨

¨ 上司發(fā)言太投入

¨ 短話長說

¨ 時間不足

¨ 爭功諉過

¨ 為反對而反對

¨ 獨(dú)占發(fā)言

¨ 消極的話