高效會議的7個方面-開會是個技術活兒

【課程背景】

1.     為什么會議開了又開，問題越來越多？

2.     為什么每次開會，時間總是一拖再拖？

3.     為什么開會時候說的和會后做的差異這么大？

4.     為什么會議總是超時，拖延，難有始終？

5.     為什么會議時間長，解決問題少？

6.     為什么提出問題的多，提供方案的少？

7.     為什么好好的會議主題，最后討論總是偏頗？

為了解決問題，企業(yè)總是開各種會議，但是會議拖沓，目的不清，議而不決，只說問題沒有方案。何老師通過總結多年來的工作經驗，對于如何開會設計的本門課程，通過課程的學習可以有效提高效率，解決企業(yè)在開會中常遇到的問題。會開會就是提高效率的第一步。

目標人員：企業(yè)的各層級人員

課程收益：

1.     識別開會的2個主要作用，確認開會的目的

2.     掌握參加會議各個角色的作用。

3.     掌握SCRTV的應用

4.     掌握SMART進行會議記錄及總結

5.     掌握矩形圖的特點和應用方法

6.     掌握反省會的目的、重點及要點

課程時長    1天（6小時）

課程內容

第一節(jié)、認識會議

1、會議的分類——例會、專題會、總結表彰會、討論會（務虛、務實）……

2、識別會議的作用和目的

3、企業(yè)常見的三種會：晨夕會、專題會、反省會

4、小組總結：每種會議的目的

第二節(jié)、認識會議管理

1、定義：為保證會議的高效進行而采取的籌備、組織、保障等工作。

2、關鍵要素：會議名稱，會議地點，參會人員，會議組織單位，會議主題、會議性質

3、會議管理的三個階段：會前準備、會中控制、會后跟蹤

4、可以改善的會議要素：

l       會議性質的界定

l       參加人員界定。

l       主持人員。

l       時間控制。

l       發(fā)言順序。

l       跟進人員。

l       總結人員。

第三節(jié)、會議的主要流程

案例分析：美國制憲會議

1.                             會議要點：發(fā)通知，抓落實，做檢查，做準備，做提前量，做記錄，做紀要，定責任，做流程

2.                             JPS(聯合工作會)的特點：信息對稱、協(xié)同行動、群策群力、統(tǒng)一思想

3.                             JPS應用基礎：目標一致，計劃分享、計劃質詢

4.                             JPS原則：以上統(tǒng)下、以終為始、以客戶方向、以結果為基準

第四節(jié)：參會人員的角色

視頻案例：臺灣議會

1、領導的作用

2、主持人的作用

3、參會者的作用

4、角色轉換

第五節(jié)、不同主題會議中的表達

   1、SCRTV是什么？

表情境( S = Scene )     —明確問題:是什么? What明確問題：

爆沖突( C = Conflict )   —提出疑問:怎么了? What ' s up

找原因( R = Reason )   —分析原因:為什么? Why

定策略( T = Tactics )    —進行決策:怎么辦? HOW

塑價值( V = Value )     —創(chuàng)造價值:成為什么 What become

2、不同會議中如何使用SCRTV

3、工作匯報中結構化表達

l       結構性思維的四個特點

結論先行、上下對應、分類清楚、排序邏輯

案例：匯報工作

l       接受信息的四步驟

識別：事實與觀點

對應：事實與觀點的關系

結構：畫出結構圖

表達：用語言表達含義

4、“主持人”的作用及效果——縱向的回答與概括式總結

問題的設計的原則：提問與回答；發(fā)言與總結；

第六節(jié)：會議紀要的內容與填寫

1、議題與重點

2、結論與課題

   案例分析：矩形工具的使用

3、答復、節(jié)點與方式

方法：SMART原則

第七節(jié)：反省會的召開及作用

1、反省會的作用

     案例：我們是N年經驗還是將事情做了N-1遍

2、反省的內容

l  對比計劃目標與實際總結

l  執(zhí)行的過程中是否與計劃有偏差

l  底層邏輯深挖

案例：愚公移山

案例：雍正王朝

3、反省會的意義

l  底層邏輯深挖

從成功到卓越的之所以難跨越：是因為一直處在舒適區(qū)中

失敗之所以反復：是因為底層邏輯使用沒有改變

分組討論：魚缸會議

l  打破底層恐懼，兩難事件的再次選擇——突破核心的關鍵

方法:U型反思，打破底層邏輯，找到核心突破方法

案例：米連與微信