辦公室的5S與文件及環(huán)境的管理

【課程背景】

人員的辦公行為分析是工作效率的基礎(chǔ)。在辦公室，你能在30秒內(nèi)找到想要的任何物品嗎？其他人在你的辦公區(qū)域，能在30秒內(nèi)找到他們需要的物品嗎？什么是5S管理？5S管理是起源于日本的一種比較優(yōu)秀的管理方法，它的思路非常簡單樸素，針對(duì)企業(yè)中每位員工的日常行為方面提出要求，倡導(dǎo)從小事做起，力求使每位員工都養(yǎng)成事事“講究”的習(xí)慣，從而提高整體工作質(zhì)量。推行“5S”管理的目標(biāo)就是為員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適的辦公環(huán)境，最大程度提高員工的工作效率，讓員工工作得更安全、更舒暢，將資源浪費(fèi)降到最低點(diǎn)，從而營造濃郁的企業(yè)文化氛圍。工作高效的根本在于辦公室的高效管理。

【課程目標(biāo)】

◆ 理解辦公室推行5S的重要性，掌握每一個(gè)5S的具體實(shí)施方法和有效工具；

◆ 掌握在辦公室推行和實(shí)施5S管理的實(shí)施流程和注意事項(xiàng)；

◆ 你將有機(jī)會(huì)和黃杰老師直接探討辦公室5S活動(dòng)中所遇到的棘手問題，尋求解決方案；

◆ 學(xué)會(huì)“故善戰(zhàn)者，求之于勢，不責(zé)于人，故能擇人作勢”的方法。

◆ 理論講解+案例分析+模擬練習(xí)，辦公室管理一天輕松掌握。

◆ 將以相當(dāng)小的代價(jià)學(xué)習(xí)到黃杰老師十多年來實(shí)際工作中所積累的卓越管理理念和行之有效的管理技巧；

【課程大綱】（1天版，6小時(shí)版 ）

第一部分、5S導(dǎo)入與辦公專業(yè)化需求

 ◆ 為什么說：人造環(huán)境，環(huán)境造人

 ◆ 5s 的起源：日本企業(yè)成功的一種獨(dú)特的管理方法

◆ 革除馬虎之心，養(yǎng)成凡事認(rèn)真的習(xí)慣

◆ 人員的辦公行為分析是工作效率的基礎(chǔ)

◆ 標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的發(fā)展，源于對(duì)公眾、用戶訴求的深刻了解和設(shè)計(jì)

◆ 辦公室辦公，對(duì)管理者、工作人員的辦公訴求研究和相應(yīng)的專業(yè)設(shè)計(jì)

◆ 挖掘卓越者成長的內(nèi)在5S，5S是每位人員所需要的

◆ 案例分析：文明禮貌的習(xí)慣

◆ 案例分析：5S管理對(duì)現(xiàn)場管理、辦公效率的巨大促進(jìn)作用

◆ 案例研討：某中國500強(qiáng)工廠存在的問題

◆ 案例分析：為什么說5S不僅僅是打掃衛(wèi)生

◆ 案例分享：您會(huì)擦桌子？您會(huì)洗手嗎？

◆ 案例分析：某合資企業(yè)為什么要采用海爾的管理模式

◆ 案例分析：為什么中國企業(yè)的信息化建設(shè)項(xiàng)目會(huì)失敗或不成功

第二部分、辦公室5S實(shí)施要點(diǎn)和關(guān)鍵與實(shí)戰(zhàn)圖片學(xué)習(xí)

◆ 1S-整理的定義、其目的、管理方式與實(shí)用流程、行動(dòng)表格

◆ 2S-整頓的定義、其目的、管理方式與實(shí)用流程、行動(dòng)表格

◆ 3S-清掃的定義、其目的、管理方式與實(shí)用流程、行動(dòng)表格

◆ 4S-清潔的定義、其目的、管理方式與實(shí)用流程、行動(dòng)表格

◆ 5S-素養(yǎng)的定義、其目的、管理方式與實(shí)用流程、行動(dòng)表格

 ◆ 整理：（正確的價(jià)值意識(shí)---「使用價(jià)值」，而不是「原購買價(jià)值」）

 ◆ 整頓：（正確的方法+整頓的技術(shù) ）

 ◆ 辦公室5S（整理·整頓）的十九大要求

 ◆ 清掃：（責(zé)任化---明確崗位5S責(zé)任 ）

 ◆ 清潔：（制度化及考核---5S時(shí)間；稽查、競爭、獎(jiǎng)罰 ）

 ◆ 素養(yǎng)：（長期化---晨會(huì)、禮儀守則 ）

◆ 整理之"要"與"不要"分類標(biāo)準(zhǔn)范例

 ◆ 整頓的推進(jìn)重點(diǎn)：將必需物品放于任何人都能立即取到的狀態(tài)。

 ◆ 清掃的推進(jìn)重點(diǎn)：將崗位變得無垃圾、無灰塵，干凈整潔，將設(shè)備保養(yǎng)得光亮完好，創(chuàng)造一個(gè)一塵不染的環(huán)境。

 ◆ 清潔的推進(jìn)重點(diǎn)：將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

 ◆ 修養(yǎng)的推進(jìn)重點(diǎn)：對(duì)于規(guī)定了的事情，大家都要按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。

◆ 案例視頻：辦公室文件5S的錄像觀看和實(shí)踐研討

◆ 案例研討：為什么這個(gè)公司的文件這么亂？

 ◆ 案例分享：OA機(jī)定位的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：公私區(qū)分的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)  

 ◆ 案例分享：柜架管理的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：資料歸位的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：電腦文件的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：表格文件的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：桌面狀態(tài)的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：桌底狀態(tài)的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：抽屜狀態(tài)的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：物品定位的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：線束整理的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：開關(guān)標(biāo)識(shí)的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：空調(diào)狀態(tài)的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：張貼管理的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：看板管理的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：會(huì)議管理的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：安全消防的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：消耗品管理的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

 ◆ 案例分享：垃圾分類的重點(diǎn)、標(biāo)識(shí)方法、管理辦法及圖片學(xué)習(xí)

第三部分、如何推進(jìn)辦公室5S管理活動(dòng)推行

◆ 辦公室5S的八大原則

◆ 文件整理前的準(zhǔn)備

◆ 文件夾和文件柜標(biāo)識(shí)方法

◆ 如何設(shè)定文件分類管理基準(zhǔn)

◆ 辦公桌內(nèi)文具的整理、整頓

◆ 怎樣制定辦公室5S活動(dòng)規(guī)范表

◆ 辦公區(qū)域的整理、整頓難點(diǎn)分析

◆ 辦公室5S推進(jìn)體制的分解與講解

◆ 辦公室5S推展手法的分解與講解

◆ 如何制訂辦公室5S管理推行手冊

◆ 在推行辦公室5S管理中如何處理內(nèi)部抗拒

◆ 辦公室5S推行成功與失敗因素檢討

◆ 辦公室5S成功實(shí)施之管理法寶

◆ 辦公室5S活動(dòng)常見困難的形成因素

◆ 目視管理方法在辦公室5S管理中的應(yīng)用

◆ 顏色管理在辦公室5S管理中的應(yīng)用

◆ 如何讓辦公室日常5S制度化實(shí)施

◆ 案例分享：辦公室5S檢核表（現(xiàn)場）

◆ 案例研討：一般管理者的辦公室5S要點(diǎn)及固化模式

◆ 案例研討：基層管理者的辦公室5S要點(diǎn)及固化模式

◆ 案例研討：高級(jí)管理者的辦公室5S要點(diǎn)及固化模式

第四部分：辦公室5S與管理人員辦公環(huán)境管理疑難問題研討與交流